Se acerca el Black Friday y vamos a empezar con una afirmación que puede ser dolorosa (pero necesaria): si, al leer esto, tu empresa aún no ha empezado a preparar el Black Friday, vais tarde (al menos desde el punto de vista del marketing).
No obstante, nosotros —como equipo especializado en gestión de compras y control de calidad— queremos centrarnos en el proceso previo, ese que empieza mucho antes del marketing y marca la diferencia entre una campaña fluida y una llena de incidencias. Y no hablamos solo del Black Friday: lo mismo aplica a campañas de Halloween, San Valentín, rebajas o Navidad. Todas tienen algo en común: si tu empresa importa productos desde China o Asia, la previsión y el control operativo son esenciales para evitar problemas en plena temporada.
Con ese objetivo, hemos reunido los 7 errores más comunes en producción y logística antes de las grandes campañas comerciales, y cómo anticiparlos para asegurar que todo llegue a tiempo, con la calidad esperada y sin costes imprevistos.
No prever la capacidad real de las fábricas
Uno de los fallos más habituales antes de campañas como Black Friday o Navidad es subestimar la carga de trabajo de los proveedores en Asia. Muchas fábricas trabajan al límite durante esos meses, lo que puede traducirse en retrasos o calidades irregulares. Si se lanza el pedido tarde o no se valida la capacidad real del fabricante, el lead time previsto deja de tener sentido.
La prevención empieza con auditorías de capacidad y planificación de producción. Evaluar si la fábrica tiene recursos, líneas y personal suficientes permite anticipar cuellos de botella. También conviene definir con antelación el calendario de producción y fijar fechas de inspección para evitar sorpresas a última hora.
No reforzar el control de calidad durante picos de producción
En periodos de alta demanda, los equipos de control interno de las fábricas pueden llegar a saturarse. Esto incrementa el riesgo de errores en componentes, acabados o embalajes. Si no hay inspecciones independientes, los fallos pueden detectarse demasiado tarde, cuando el pedido ya está en tránsito.
Implementar inspecciones y controles de calidad en distintas fases del proceso (pre-producción, durante producción y antes del embarque) reduce ese riesgo. En S³ hemos visto cómo un control intermedio detecta a tiempo defectos que habrían comprometido miles de unidades. Los informes fotográficos y checklists detallados permiten reaccionar antes de que el envío salga de fábrica.
Confiar en la comunicación “por costumbre”
Muchos responsables de compras confían en relaciones largas con proveedores chinos, pero los equipos cambian, los calendarios se adelantan y las prioridades se modifican. La falta de confirmación escrita y actualizada puede provocar malentendidos en fechas, empaquetados o requisitos técnicos.
Cada campaña debe arrancar con un kick-off operativo claro: cronograma, muestras aprobadas, tolerancias acordadas y canales de comunicación definidos. Establecer revisiones semanales (preferiblemente con soporte local) evita retrasos y asegura que todas las partes trabajen con la misma versión del pedido.
No auditar antes de lanzar nuevos proveedores o líneas
A veces, la presión por reducir costes o las prisas por introducir un nuevo producto al mercado conduce a elegir fábricas no auditadas. El problema surge cuando, al iniciar producción, aparecen desviaciones graves en materiales, seguridad o cumplimiento normativo (CE, UKCA, REACH).
Las auditorías de fábrica permiten evaluar no solo la infraestructura técnica, sino también la trazabilidad documental y las condiciones de trabajo. Contar con informes actualizados y fotos reales del entorno de producción ayuda a decidir con datos y no por confianza o precio.
Subestimar el impacto del transporte y el lead time real
Incluso con un producto perfecto, la logística puede arruinar la campaña. En temporadas de alta demanda, los tiempos de tránsito se alargan y los costes de flete se disparan. Si no se coordina con el transitario con suficiente antelación, el espacio puede no estar garantizado.
Planificar el envío con semanas de margen es clave, además de que es una excelente manera de ahorrar en la importación. Revisar la documentación antes del embarque evita bloqueos en aduana. Contar con un partner local que valide el estado del contenedor aporta una capa extra de seguridad.
No analizar las incidencias de campañas anteriores
Puede parecer un error casi infantil, pero… sucede (¡y muchas veces!). Muchas empresas repiten errores porque no documentan los problemas pasados. La falta de análisis posterior impide mejorar procesos de previsión y control.
Registrar los fallos detectados en inspecciones, tiempos reales de tránsito y reclamaciones permite ajustar calendarios y exigir mejoras a los proveedores.
No tener un plan B operativo
Cuando una línea crítica falla o un proveedor no cumple, improvisar cuesta caro. Contar con alternativas auditadas y aprobadas previamente puede salvar la campaña.
Diseñar un plan de contingencia —con proveedores secundarios validados, rutas logísticas alternativas y protocolos de comunicación— permite reaccionar rápido. La clave está en definirlo antes, no cuando el problema ya ha estallado.
Cómo evitar estos fallos antes de tu próxima campaña
Las campañas de alto volumen no se preparan en octubre, ni en ningún mes en concreto: se construyen meses antes, con datos, controles de inventarios periódicos, inspecciones y una comunicación fluida con las fábricas. La anticipación reduce riesgos, mejora la calidad y garantiza entregas a tiempo.
En S³ Group ayudamos a departamentos de compras y operaciones a planificar y ejecutar con seguridad sus campañas de gran volumen. Desde selección de proveedores, control de calidad o supervisión logística, acompañamos todo el proceso para que los productos lleguen a tiempo y con la calidad esperada, preparados para su venta en cualquier campaña comercial del año.
