El departamento de compras juega un papel fundamental en el éxito de cualquier empresa, tal como ya hemos visto muchas veces en este blog. Es el responsable de garantizar que la organización adquiera los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Para garantizar que el departamento de compras está cumpliendo con sus objetivos y contribuyendo al éxito de la empresa, es importante establecer indicadores clave de desempeño (KPIs) que midan su rendimiento.
Aunque tener claro los indicadores es básico para cualquier tarea de cualquier departamento, no todos los equipos tienen claro qué hay que medir para que el abastecimiento de una empresa esté bajo control, así que en este artículo vamos a analizar algunos de los KPIs estratégicos más importantes para el departamento de compras.
Coste total de adquisición (CTA o TCO)
El coste total de adquisición, cuya abreviación puede ser CTA o TCO (Total Cost of Ownership), es una métrica que mide todos los costes asociados con la adquisición de bienes y servicios, incluidos los costes de envío, impuestos, aranceles y otros costes relacionados con la importación. El CTA es un KPI muy importante para el departamento de compras porque permite a la organización comprender los costes reales asociados con la importación de bienes y servicios. Si el CTA es demasiado alto, puede indicar que el departamento de compras está pagando demasiado por los productos importados o que está incurriendo en costes adicionales innecesarios, motivo por el cual, en muchas ocasiones, sería necesaria la intervención de un consultor de compras especializado para optimizar el proceso.
Presupuesto real VS desviación presupuestaria
La comparación entre la desviación presupuestaria y el presupuesto real es fundamental en el seguimiento de los indicadores KPI de compras. Al contrastar lo previsto con las cifras reales, es posible identificar desviaciones y tomar medidas para corregirlas. Esto permite a las empresas ajustar su presupuesto y tomar decisiones informadas para optimizar sus procesos de compras y lograr sus objetivos financieros.
Procurement ROI o ROI de adquisición
El Procurement ROI o ROI de adquisición se refiere a la relación entre la inversión realizada en la gestión de compras y el retorno financiero obtenido a través de esa inversión. En otras palabras, es la medida de rentabilidad de las actividades de adquisición de una empresa. Calcular el Procurement ROI es importante para las empresas, ya que les permite evaluar la efectividad de su estrategia de compras y tomar decisiones informadas sobre cómo asignar recursos para maximizar su retorno de inversión. Para calcular el ROI de adquisición, es necesario tener en cuenta tanto los costes como los beneficios obtenidos a través de las actividades de adquisición, y utilizar esta información para determinar la tasa de rendimiento de la inversión en compras.
Tiempo de entrega
El tiempo de entrega es otro KPI importante para el departamento de compras. Si el tiempo de entrega es demasiado largo, puede provocar problemas de inventario, retrasar la producción y afectar negativamente la calidad del servicio al cliente. El departamento de compras debe trabajar con los proveedores para establecer plazos de entrega realistas y garantizar que se cumplan.
Ahorro de costes (y ahorro VS costes)
El ahorro de costes es un KPI de gran importancia para el departamento de compras. Por ese motivo, es imprescindible hacer un buen trabajo de selección y negociación con los proveedores para obtener los mejores precios posibles y buscar formas de reducir los costes asociados con las compras internacionales. Además, el departamento de compras debe monitorear de cerca los costes y buscar oportunidades para reducirlos.
En ese sentido, también es importante llevar un estricto control sobre el ahorro VS costes, un KPI que permite comparar el ahorro y coste previsto con el real y que hace posible optimizar las diferentes fases del proceso de compra.
Satisfacción del proveedor
La satisfacción del proveedor es un KPI importante para el departamento de compras porque puede tener un impacto significativo en la capacidad de la organización para obtener los mejores precios y plazos de entrega. Si los proveedores están insatisfechos, es menos probable que ofrezcan precios competitivos o tiempos de entrega rápidos. En ese contexto, una de las tareas del departamento de compras será trabajar para que los proveedores estén satisfechos y, de este modo, poder negociar mejores condiciones.
Inventario de seguridad
El inventario de seguridad es una cantidad adicional de inventario que se mantiene en stock para garantizar que la organización no se quede sin inventario durante los períodos de alta demanda o durante los retrasos en la importación, evitando una temida rotura de stock. El departamento de compras debe establecer niveles adecuados de inventario de seguridad y asegurarse de que se cumplan.
¡Deja todos estos KPIs en manos de un experto!
El departamento de compras debe trabajar día a día para que la cadena de suministro sea lo más eficiente posible y para reducir los costes asociados con la importación. Gracias a estos (y otros) KPIs estratégicos, podrá hacer un buen seguimiento de la cadena de suministro y tomar medidas inmediatas para abordar cualquier problema.
No obstante, son muchas las situaciones en las que será necesaria la ayuda de un equipo especialista externo para mejorar los procesos de adquisición. En ese sentido, en Group S3 llevamos 20 años trabajando para garantizar una importación efectiva y eficiente para nuestros clientes, gestionando sus proveedores, la calidad de sus productos, la logística o analizando los KPIs estratégicos de su departamento de compras.