Los retrasos de proveedores son un problema frecuente en la cadena de suministro. De hecho, es uno de los temores habituales en las importaciones, ya que las consecuencias de una demora pueden perjudicar gravemente el negocio.
Estos atrasos pueden surgir por diversas razones que afectan la producción y entrega de productos. Como expertos en sourcing, la experiencia nos ha enseñado que, más allá de evaluar a cada proveedor antes de empezar a trabajar con él, identificar las causas de los posibles retrasos es esencial para minimizar riesgos.
Causas de los retrasos de proveedores
Los retrasos en la entrega por parte de los proveedores pueden ser causados por una variedad de factores. Aunque no podemos afirmar que el 100% de veces puedan evitarse, conocer las causas más comunes nos permite estar preparados.
Problemas de capacidad
La capacidad del proveedor para atender los pedidos de manera oportuna puede verse comprometida por diversos problemas internos y externos. Esto de manera directa afecta la puntualidad en las entregas.
Falta de personal
Una escasez de personal puede ser un factor determinante en la capacidad de un proveedor para cumplir con los plazos de entrega. Cuando las empresas no cuentan con un número suficiente de empleados, la producción puede verse seriamente afectada. Esto puede ocurrir, por ejemplo, en períodos de alta demanda, donde se requiere más mano de obra para atender los pedidos.
Subestimación de la demanda
Cuando un proveedor subestima la demanda de sus productos, puede encontrarse rápidamente desbordado por los pedidos. Esta falta de anticipación provoca que no estén preparados para satisfacer las necesidades de sus clientes, resultando en retrasos significativos en la producción y, por ende, en las entregas.
Interrupciones en la cadena de suministro
La cadena de suministro es susceptible a interrupciones que pueden surgir por diversos motivos. Estas dificultades logísticas pueden tener un impacto considerable en la capacidad de los proveedores para cumplir con los plazos establecidos.
Desastres naturales
Los desastres naturales, como huracanes, terremotos o inundaciones, pueden paralizar las actividades de los proveedores. Estos sucesos pueden también dañar infraestructuras críticas, como plantas de producción y vías de transporte, lo que dificulta la entrega oportuna de productos.
En esta categoría también podríamos incluir las pandemias, aunque no suelen ser algo habitual. Aunque ya hace casi cinco años del inicio de la COVID-19, recordemos que los problemas causados por el coronavirus en la producción produjeron serios retrasos en la mercancía durante un largo periodo de tiempo, así como aumento en los costes de transporte.
Conflictos geopolíticos
Desgraciadamente, un motivo en máxima actualidad. Situaciones de inestabilidad política o conflictos bélicos en regiones clave pueden generar graves problemas en la logística. Los proveedores, al enfrentarse a estas realidades, pueden ver alteradas sus operaciones, lo que impacta negativamente en los tiempos de entrega.
Problemas de calidad
La calidad del producto es un aspecto esencial para cualquier proveedor. Sin embargo, en ocasiones, se presentan problemas que son dignos de mención, ya que impactan directamente en los plazos de entrega.
Cuando un producto no cumple con los estándares requeridos, el proveedor normalmente debe invertir tiempo y recursos para corregir los fallos. Este reproceso se traduce en una demora adicional antes de que el producto pueda ser finalmente despachado. Es precisamente por este motivo que siempre insistimos a nuestros clientes en la gran importancia de los controles de calidad.
Falta de comunicación (efectiva)
Un canal de comunicación poco eficaz entre la empresa y su proveedor puede dar lugar a malentendidos. La falta de claridad en las especificaciones, una mala ficha técnica de producto, o la poca claridad en tiempos de entrega y expectativas puede resultar en errores que ralentizan todo el proceso productivo.
Planificación de compras ineficaz
Una planificación inadecuada en el departamento de compras puede llevar a retrasos considerables. Es crucial contar con una proyección precisa de los requerimientos que permita iniciar los procesos de compra de manera anticipada y ajustada a la demanda real.
Lead Times ajustados
Las expectativas irrealistas acerca de los tiempos de entrega, conocidos como ‘lead times’, pueden generar frustraciones. Negociar plazos claros y razonables con los proveedores es esencial para que ambas partes tengan claridad sobre los tiempos de producción y entrega factibles.
Factores externos y estacionalidad
Los factores externos, como la estacionalidad, pueden causar variaciones significativas en la capacidad de producción de los proveedores.
Durante ciertas temporadas del año, los proveedores pueden experimentar una demanda mucho mayor. Estos picos pueden dificultar la producción y, por tanto, provocar retrasos en la entrega si no son gestionados adecuadamente.
Además, los días festivos (en el país de producción) pueden impactar el rendimiento de la cadena de suministro. Si las empresas no toman en cuenta estos períodos, pueden enfrentarse a interrupciones en la producción y sufrir las temidas roturas de stock.
Problemas en aduanas
Última causa, pero no por ello menos importante.
Cuando las operaciones de compra son internacionales, los trámites aduaneros juegan un papel fundamental. Una documentación inadecuada o complicaciones a nivel aduanero pueden causar demoras significativas en el despacho de mercancías, afectando la cadena de suministro y los tiempos de entrega de los proveedores, haciendo incluso necesario el uso de depósitos aduaneros.
Consecuencias de una entrega tardía
Los retrasos en la entrega pueden acarrear una serie de consecuencias graves para las empresas. Estas afectan tanto su operación interna como su relación con los clientes y, por consecuente, su reputación.
Pérdida de clientes
La puntualidad es esencial para mantener la satisfacción del cliente. Cuando las empresas no cumplen con las fechas de entrega prometidas, existe un alto riesgo de que los clientes busquen alternativas en la competencia. Un historial de entregas tardías puede fomentar la percepción de que la empresa no es confiable, lo que a su vez afectará la captación de nuevos clientes.
Incremento de costes
Los retrasos en la entrega también conllevan un aumento significativo en los costos operativos, debido principalmente a las dos siguientes causas.
Almacenaje prolongado
Cuando las entregas se retrasan, es probable que las empresas deban mantener inventarios durante períodos más largos de lo previsto. Esto puede resultar en costos adicionales de almacenamiento y gestión de inventarios, que pueden deteriorar los márgenes de beneficio. Además, los productos que permanecen en almacén durante mucho tiempo pueden experimentar obsolescencia o deterioro, lo que afecta aún más los costos.
Transporte más caro
Para mitigar el impacto de los retrasos, algunas empresas pueden optar por métodos de envío acelerados o alternativas más costosas para cumplir con las obligaciones de entrega. Esta decisión, aunque necesaria en ciertos momentos, genera un aumento inmediato en los gastos de transporte, lo que afecta la rentabilidad.
Mi proveedor se retrasa, ¿qué hago?
Aunque puede parecer una respuesta muy típica, la mejor manera de evitar las consecuencias de un retraso en los proveedores es evitarlo.
Debes tener en cuenta que, más allá del impacto comercial en tus clientes, las demoras en las entregas también tienen consecuencias directas entre la relación entre tu empresa y el proveedor, que puede verse seriamente afectada y complicar futuras negociaciones y colaboraciones.
En ese sentido, nuestro mejor consejo siempre será intentar avanzar los pedidos el tiempo suficiente como para mantener stock operativo en el almacén, de modo que el ciclo comercial no se vea afectado por retrasos inesperados.
Paralelamente, la experiencia como gestores de compras nos ha enseñado que un buen conocimiento del sector, del proveedor y de su funcionamiento suele ser la mejor manera de frenar los retrasos. Por ese motivo, apostar por una empresa de sourcing para la búsqueda y selección de proveedores es una de las mejores garantías para que la importación sea un éxito.