La rotura de stock, también conocida como incidente de fuera de estocaje o sin estocaje, es un problema que puede sufrir cualquier empresa que comercialice productos físicos y que puede convertirse en una verdadera pesadilla con graves y diversas consecuencias.
Tal y como su nombre indica, hablamos de rotura de stock cuando el inventario de los productos de los que dispone una empresa es insuficiente para satisfacer la demanda, un hecho que más allá de inferencias económicas puede tener un impacto muy negativo en la experiencia del cliente.
Las incidencias de estocaje son una amenaza suficientemente importante como para que cualquier plan estratégico de negocio tenga en cuenta cómo actuar en caso de producirse. En ese sentido, deberá existir una previsión de cómo evitar una rotura de stock y, también, de cómo restablecer la normalidad de la cadena de suministro en caso de sufrir dicho problema.
Principales causas de la rotura de estocaje
Conocer las principales causas de las roturas de stock nos permitirá estar más preparados para evitarlas.
A pesar de que hay una serie de motivos bastante comunes que pueden desencadenar en el desabastecimiento de un almacén, es importante tener en cuenta que la particularidad de cada empresa y/o sector influye directamente en este tipo de problemas.
Retraso de los proveedores.
Se trata, sin duda, de una de las causas más comunes de rotura de stock y que, además, es altamente peligrosa ya que no depende de nuestra empresa, sino de un tercero. En ese sentido, es muy importante llevar a cabo una planificación de compras bien calendarizada que ya cuente con un margen de tiempo adicional para evitar este tipo de problemas.
Mal control del inventario.
En algunas empresas, el control de inventario no se realiza con toda la rigurosidad necesaria y, como consecuencia, puede acabar afectando al almacén. Para evitar la rotura de stock por este motivo, una de las mejores opciones es tener un software que nos ayude en este proceso, con una automatización de los datos que, sin duda, hará más mucho más fácil tener nuestra logística bajo control.
Mala previsión de ventas.
No poder saber cuánto ni cuándo comprarán tus clientes no es excusa. El abastecimiento de tu almacén debe hacerse con coherencia, siguiendo un plan de ventas y una serie de previsiones comerciales. Lógicamente, siempre puede producirse un aumento incontrolado de la demanda que no se haya planificado, pero en la mayoría de casos se trata de una mala proyección empresarial que debe solucionarse.
Errores humanos y/o fallos de comunicación.
Los errores humanos y la mala comunicación entre departamentos también pueden acabar desencadenando en un incidente de fuera de estocaje, aunque no parezca una causa demasiado común.
Cuando hablamos de errores humanos no debemos pensar en que los equipos hagan mal su trabajo o estén desmotivados. En muchos casos, una mala formación sobre el funcionamiento de la cadena de suministro puede tener este tipo de consecuencias.
En cuanto a la comunicación interdepartamental, suele ser un problema bastante frecuente en empresas grandes y/o con una comunicación mal definida que, en la mayoría de casos, puede evitarse definiendo bien las responsabilidades de cada departamento y poniendo a su disposición las herramientas de gestión adecuadas.
Consecuencias de la rotura de stock
Conocer las posibles consecuencias del desabastecimiento de tu almacén te ayudará a poder establecer un plan de crisis para solucionar el problema a la mayor brevedad posible en caso de sufrirlo.
Pérdida de ventas
Si no tienes productos para satisfacer la demanda de tus clientes, la pérdida de ventas será la primera consecuencia lógica. Además, hay que tener en cuenta que, incluso en el caso de tratarse de productos de compra recurrente, perder una venta hoy por falta de stock puede conllevar la pérdida del cliente.
Mala experiencia del cliente
Cuando alguien está dispuesto a comprar un producto, no hay nada peor que informarle de que no está disponible, especialmente cuando se trata de una falta de estocaje imprevisible. En muchos casos, y según la necesidad del usuario, esa mala experiencia del cliente acaba convirtiendo a nuestros clientes en clientes… ¡de nuestra competencia!
Problemas de reputación
El problema parte de una pérdida de credibilidad, que puede acabar en crisis de reputación.
Cuando un cliente (sobre todo si se trata de un cliente fidelizado) confía en nuestra marca para hacer una compra ha recorrido un largo camino hasta llegar hasta aquí. Por dicho motivo, encontrarse sin disponibilidad del producto que desea puede romper la confianza depositada en nuestra marca y, según la gravedad de la situación, desencadenar en una crisis de reputación que, actualmente, con el poder de las redes sociales, puede traernos muchos problemas.
Costes adicionales
Conscientes de la gravedad del problema de la falta de stock, muchas empresas deciden realizar acciones como transporte urgente o descuentos o regalos para intentar disminuir el malestar de los clientes. Estas decisiones, que pueden ser más o menos efectivas según cada caso en particular, generan costes adicionales para la empresa, que acaban recortando los beneficios.
¡Evita la rotura de stock planeando bien tu importación!
Como hemos podido ver a lo largo de este artículo, las causas del desabastecimiento de un almacén pueden ser diversas y varían en función de las características de cada empresa.
Como sourcing partner, la mayoría de problemas que nuestros clientes nos relatan están relacionados con una mala planificación del proceso de compras, algo que suele suceder a empresas que importan por primera vez o que asignan esta tarea a personas con poca experiencia. Después de este tipo de problemas, muchos negocios optan por buscar la ayuda de una empresa especialista en gestión de compras, como S3 Group.
Es importante recordar que cuando importamos productos de China u otros países asiáticos, uno de los principales problemas que pueden surgir es el retraso de la mercancía. Se trata de viajes largos, lentos y no siempre pueden cumplirse las fechas inicialmente deseadas. A pesar de ello, las posibles demoras en la mercancía importada no son motivo para dejar los almacenes vacíos.
En ese sentido, disponer de una estrategia de sourcing a medida de nuestro negocio es imprescindible para que cualquier retraso o inconveniente no produzca una rotura de stock y tengamos que sufrir las consecuencias.