“Abastecimiento estratégico” es, seguramente, el concepto más importante en nuestro negocio. Sin embargo, aún no habíamos dedicado un artículo exclusivo a este tema, así que es el momento de hacerlo.
El abastecimiento estratégico (en inglés strategic sourcing, que es parte del nombre de nuestra empresa) es un proceso mediante el cual se toman decisiones sobre la cadena de suministro con el objetivo de optimizar los costes.
Para llevar a cabo un proceso de compras estratégico, se analiza la demanda interna de las compañías (qué materiales necesita comprar o incluso qué servicios adicionales se precisan) y se establece cuál es la posición de la empresa en el mercado en relación con su competencia. Cuando se dispone de ese análisis, es el momento de diseñar una estrategia de sourcing.
¿Abastecimiento estratégico = abaratar compras?
¿Podríamos decir que el abastecimiento estratégico es sinónimo de conseguir un mejor precio de compra para los productos? No. El strategic sourcing tiene un enfoque global mucho más amplio en el que no solo hay que reducir el precio de las compras.
El trazado de una estrategia es clave no solo para la optimización de resultados, sino para mantener el éxito en el tiempo. De hecho, una de las principales diferencias entre las “compras convencionales” y el abastecimiento estratégico, es que el último establece las bases para una relación a medio y largo plazo entre la empresa y proveedor.
Para obtener las mejores condiciones con los proveedores, se debe conocer con precisión tanto el mercado global como del local, motivo por el cual es tan importante que las empresas de sourcing dispongan de capital humano en todos los países en los que se trabaja, tal y como sucede en S³ Group, que actuamos como puente comercial y disponemos de equipo tanto en diferentes países europeos como asiáticos.
Beneficios del abastecimiento estratégico
Conseguir que el coste final de producción sea inferior al existente conlleva múltiples beneficios, no siempre asociados al precio de los productos.
- Mejora de la alineación entre objetivos comerciales y procesos de abastecimiento
- Descubrimiento de los proveedores más idóneos
- Mejoras en la confianza y la comunicación con proveedores
- Reducción de los riesgos de compra
- Mejor previsión comercial
- Ahorro en costes (directos e indirectos)
- Mejora en la eficiencia y oportunidad de mejora continua
Para aprovechar todas las ventajas del abastecimiento estratégico, hay que tener un gran conocimiento no solo de la empresa, sino de la complejidad de todo el proceso, algo que requiere de bastante experiencia. En ese sentido, hay que destacar que no todos los departamentos internos de compras de las empresas son capaces de llevar a cabo la puesta en marcha de una nueva estrategia de sourcing, motivo por el cual es muy habitual subcontratar este tipo de servicios que van más allá de la gestión de proveedores.
Los pasos claves del proceso de compras estratégico
Realizar el proceso de abastecimiento estratégico paso a paso es fundamental para conseguir resultados exitosos. Vamos a ver, de forma muy resumida, en qué consiste cada una de estas etapas.
Establecer categorías
En este primer paso, se deberán analizar los gastos y necesidades por categoría (de producto, que pueden ser una o varias, según la empresa). Hay que tener claro desde datos básicos (cantidad de productos necesarios, tipología, tamaño, etc.), hasta los patrones de consumo.
Analizar el mercado
Una vez se tiene claro qué se necesita, es el momento de empezar el análisis de mercado de proveedores. Es importante no solo saber qué fabricantes pueden ofrecernos el producto buscado, sino evaluar su calidad, disponibilidad o sus condiciones de pago.
Estrategia de aprovisionamiento
Durante esta fase, previa a la selección de proveedores, hay que definir con precisión cómo se realizará la compra minimizando riesgos y costes. En ese sentido, hay que tener claro todos los factores, no solo el precio, y pensar en detalles importantes, como la agilidad que queremos en el proceso o los costes ocultos que queremos evitar.
Selección de proveedores
Una vez tenemos claro cómo vamos a mejorar el proceso de compras, es momento de coger el listado de proveedores y filtrar aquellos proveedores que cumplen todos los requisitos que hemos establecido en el paso anterior.
Negociación con proveedores
Durante esta etapa, convocaremos reuniones para conocer y negociar todos los detalles del futuro acuerdo entre los proveedores seleccionados. El avance de las negociaciones no llevará a elegir un proveedor.
Cuando la operación se realiza entre participantes de culturas muy diferentes (como la europea y la asiática), es muy importante evitar errores de comunicación que podrían poner en riesgo (o incluso hacer fracasar) el acuerdo.
Seguimiento y evaluación
Para comprobar su funcionamiento, el nuevo proceso de abastecimiento necesita un seguimiento y evaluación. Utilizar las métricas (KPIs) adecuadas en la gestión de compras, te permitirá comparar tu nueva estrategia con la anterior, ver si se alcanzan los objetivos de ahorro y cómo seguir optimizando el proceso.
Como hemos podido ver, el abastecimiento de compras es un proceso complejo. Si tu empresa está pensando en cómo mejorar la negociación con los proveedores, disminuir los riesgos y reducir los costes, deja que un equipo especialista en sourcing te ayude a conseguir tus objetivos y aumente tu ventaja competitiva en el mercado.