Como expertos en sourcing sabemos bien que muchas empresas tienen serias dudas a la hora de externalizar sus procesos de compras internacionales, llegando incluso a pensar que la figura del agente de compras es totalmente innecesaria.
Los motivos que llevan a esta conclusión son diversos, pero destacan principalmente dos. En primer lugar, muchas compañías creen que el hecho de tener un departamento de compras interno ya es suficiente, y eliminan la idea de hacer una inversión adicional en sourcing. En segundo lugar, está la errónea tendencia a pensar que a través de Internet se pueden conseguir fácilmente listas de proveedores que facilitan la importación de países extranjeros y que, gracias a ello, ya no se necesita a un experto en sourcing.
Aunque ya hemos hablado en el blog de las ventajas de dejar las importaciones en manos de un agente de compras especializado, hemos creído oportuno hacer una comparativa que analice, punto por punto, los factores más importantes en la gestión de compras.
Empresa de sourcing
Departamento de compras
TIEMPO DEDICADO
Para un experto en sourcing los tiempos del proceso de abastecimiento se reducen de forma notable ya que su amplia experiencia hace que tenga un mayor control sobre el proceso.
Un departamento de compras internacionales interno no especializado tiene que dedicar una gran cantidad de tiempo a formarse y desarrollar una gran cantidad de temas, desde la negociación al estudio de las costumbres propias del país de importación, asuntos administrativos o fiscales, entre otros.
IDIOMA
Están totalmente acostumbrados a comunicarse con los proveedores en su idioma, el cual conocen a su perfección, así como sus costumbres. Gracias a eso, se evitan muchos posibles conflictos generados por mala comunicación.
Aunque todos sabemos que dominar el inglés es fundamental, no es suficiente cuando buscamos proveedores en países asiáticos, como por ejemplo China. Los negocios allí deben realizarse en su idioma, algo que no es ni fácil ni está al alcance de cualquiera. Los problemas en la gestión de compras internacionales como consecuencia de mala comunicación y entendimiento son habituales.
RECURSOS
Su experiencia y recursos, fruto de muchos años desarrollando el mismo tipo de actividades, permite evitar problemas habituales y contratiempos, lo que minimiza los costes indirectos o imprevistos.
EFECTIVIDAD
La estrategia de sourcing es clara, con lo cual la efectividad es muy alta. A pesar de que en cualquier proceso de importación puede surgir algún problema, la rápida resolución está garantizada.
Aunque muchos departamentos de compras internacionales se esfuerzan mucho en las tareas de abastecimiento y logran tener resultados bastante aceptables, su efectividad siempre será mejorable ya que la negociación y trato con los países de los proveedores no es su tarea habitual. A menudo este es el punto que lleva a las empresas a plantearse una externalización del sourcing.
RAPIDEZ DEL PROCESO
Para una empresa profesional del sourcing, el proceso completo de una importación es algo mucho más rápido de lo que incluso la empresa cliente imagina. La experiencia es un factor clave en ese sentido, ya que los agentes de compras internacionales tienen claro en todo momento cuáles son los pasos a realizar y su prioridad.
A pesar de la buena voluntad y el esfuerzo que muchas veces tienen los equipos internos de compras internacionales, el proceso de abastecimiento se ve inevitablemente prolongado por cambios, contratiempos, problemas administrativos o incluso por los envíos.
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Es totalmente falso que el hecho de externalizar el sourcing garantice al 100% que no habrá problemas durante la gestión de compras internacionales, ya que cualquier proceso de importación puede generar contratiempos. No obstante, un agente de compras internacionales está acostumbrado a lidiar con todo tipo de problemas de este tipo, por lo que su resolución será ágil y rápida.
“Todo va bien hasta que deja de ir bien”. Es una frase que escuchamos a menudo. Por mucho que las empresas se formen y se preparen para gestionar las compras internacionales a nivel interno, es frecuente que aparezcan contratiempos con los que no contábamos, y que a menudo pueden deteriorar e incluso hacer fracasar la importación.
COSTES IMPREVISTOS
Aunque lógicamente hay que pagar a los agentes de compras internacionales por su trabajo, el control que una empresa de sourcing especializada tiene sobre nuestro proceso de compras internacionales garantiza una transacción fluida y libre de costes adicionales.
Un departamento interno de compras internacionales está en plantilla y tiene una nómina, lo que ‘a priori’ puede hacernos pensar que esto reduce el coste de la importación de manera importante. No obstante, las empresas suelen desconocer el hecho de que cuando el proceso de abastecimiento se complica genera una serie de gastos adicionales imprevistos que, muy a menudo, superan claramente el coste de externalizar el sourcing.
TRANSPORTE
La entrega al cliente es parte esencial del proceso de compras internacionales y se gestiona con toda seguridad, ya que a menudo es la misma empresa de sourcing la encargada de recibir y luego distribuir los productos.
El transporte de mercancías es a menudo más largo y costoso de lo previsto y, además, también puede generar problemas adicionales, como recepción de pedidos defectuosos (piezas rotas), llegada parcial del pedido.
Como hemos visto, nuestra experiencia como partner especializado en la fabricación e importación de productos industriales en países asiáticos nos ha llevado a conocer bien las dos caras de un mismo proceso. Eso es así debido a que muchos de nuestros actuales clientes intentaron inicialmente gestionar importaciones desde su departamento interno de compras internacionales y el resultado no fue el deseado.
Las ventajas de externalizar el sourcing son más que considerables y aseguran que nuestro proceso de importación se realice con éxito. No se trata de una competición entre empresas externas y departamentos internos, se trata de conseguir que la gestión de compras internacionales sea un éxito para contribuir a que la empresa cliente consiga una serie de ventajas competitivas que la hagan ganar cuota de mercado frente a su competencia.